Корпоративная
Фото: shutterstock
В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) все больше становятся актуальными, набирают обороты и приобретают заинтересованность среди множества российских компаний. Данный интерес вызван тем, что использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность организационно-распорядительного документооборота и бизнес-процессов в целом. Как показывает практика, около 60% рабочего времени сотрудников компаний тратится на подготовку, заполнение, копирование, сопровождение и передачу документов, а правильно подобранная система электронного документооборота – это залог успеха.
На сегодняшний момент представлено множество решений и продуктов различных разработчиков, внедрение которых позволит упростить доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранение документов в электронном архиве, сократить время доступа к информации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.
Но на ряду с достоинствами внедрения СЭД, есть и недостатки, такие как обучение сотрудников, грамотное введение информации в электронную базу и одно из самых главных – это достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота. Но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.
В большинстве случаях современные российские компании при выборе СЭД руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. Важную роль играет возможность удаленной работы в системе, быстрое внедрение продукта, стоимость установки и поддержки СЭД, применяемые меры обеспечения безопасности, которые должны иметь функции настройки доступа к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации. Простота и удобство СЭД в использовании – это автоматическое заполнение типовых форм, возможность взаимодействовать с другими существующими системами, простой и понятный интерфейс.
СЭД можно разделить на 9 классификаций в зависимости от платформ, на которых они производятся:
- Отечественные СЭД;
- Зарубежные СЭД – Enterprise Content Management System (ECMS);
- 1С;
- Microsoft SharePoint;
- Oracle;
- IBM;
- Внутренние разработки (In-house);
- Системы документооборота на платформах open-source;
- Google Apps for Business.
Рассмотрим вышеупомянутые классификации СЭД.
Отечественные СЭД
Отечественные СЭД − это системы, которые полностью «заточены» для российских организаций. В основном это либо узконаправленные специфические системы, либо слабые бесплатные ПО. Например, «ДЕЛО» разработчик – «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. Из плюсов: система проста и интуитивно понятна даже пользователям с базовыми навыками владения компьютером, легкая и быстрая установка, мобильность и удаленная работа, реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, развитая система оповещений, уведомлений и контроля движения документов, для ознакомления предоставляется демо-версия данного продукта. Из минусов: не самый дешевый продукт, на 30 рабочих мест в базовой комплектации придётся заплатить около 90000 рублей, отсутствует функция распознавания документов.
Зарубежные СЭД
Зарубежные СЭД отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой, понятной и легкой установкой, а также есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского. К примеру данной классификации, можно отнести известную систему «Documentum», созданную в 1990 г. Documentum – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Особенность данной платформы в том, что она предназначена для управления неструктурированной информацией и создания распределенных архивов. Documentum охватывает все информационные ресурсы предприятия: офисные бумажные и отсканированные документы, финансовую информацию и проектно-конструкторскую документацию. Система обеспечивает качественное управление информацией на всех этапах, осуществляет распространение, доступ, защиту и хранение. В состав данной системы также входит набор инструментальных средств и интерфейсов прикладного программирования (API), позволяющий модифицировать существующие приложения и создавать новые. К технологическим преимуществам Documentum относятся масштабируемость и высокая степень интеграции с другими приложениями. Одним из минусов Documentum является скорость создания/восстановления базы, на крупных системах это будет занимать часы. Самый главный минус системы в том, что платой за функциональную полноту является достаточно высокая стоимость внедрения. Разработчики изначально ориентировались на крупный бизнес и высокотехнологичные производства, которым необходим самый высокий уровень автоматизации.
СЭД на базе платформы 1С
СЭД на базе платформы 1С – это самая известная, популярная, конструктивная, модульная и достаточно удобная платформа. Все модули 1С являются платными, однако за счет своей платформы они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций. На данный момент «1С: Документооборот» является одним из самых распространенных СЭД на российском рынке и занимает лидирующие позиции. Данный продукт обладает универсальностью, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, которые полностью соответствуют действующему законодательству. «1С: Документооборот» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента. Есть основные минусы – это скорость работы, проблема с разграничением прав доступа, ввод учета кадровых документов и конечно же стоимость данного продукта.
Система Microsoft SharePoint
Система Microsoft SharePoint очень проста в использовании, кто сталкивался и работал с Office, то быстро сможет обучиться SharePoint, однако данную систему нельзя дорабатывать под свои цели. Функций в данной системе немного, но присутствует русификация и достаточно невысокие затраты на внедрение данного типа системы. Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. СЭД EOS for SharePoint позволяет эффективно автоматизировать процессы управления документами, а также другие бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint. Плюсы: может работать в компаниях от десятка до нескольких тысяч рабочих мест при практически неограниченных объемах базы данных, имеется 8 лицензий ФСБ по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации, криптозащиты, наличие мобильных клиентов для iPAD, iPhone, Windows 7 и Windows 8. Поддержка ЭП, шифрование данных, работа offline, EOS for SharePoint – единственная система электронного документооборота на SharePoint, где реализована юридически значимая электронная подпись на iPAD, обладает максимальной гибкостью, существует бесплатная редакция. Минус этой системы в том, что работает она только под старой версией SharePoint. Следует учесть также, что у продукта нет готового модуля «Корпоративный портал».
Oracle
Oracle – на платформе Oracle, как и у 1С есть приложение Oracle Universal Content Management (UCM). Это достаточно специфическое приложение, и его можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email, Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами. Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Oracle Universal Content Management является основным продуктом ассортиментной линейки Oracle по управлению корпоративной информацией. Это единая промышленная платформа для разработки бизнес-приложений по управлению документооборотом, Web-контентом, цифровыми активами и хранением документации. Существует проблема, которая на данный момент еще не решена до конца – это проблема с разграничением прав доступа.
IBM документооборот
IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Ярким примером является IBM Lotus Notes – чрезвычайно функциональная система с элегантной архитектурой, реально позволяющей создать общую информационную среду в большой компании, имеющей много офисов в разных городах и странах. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Плюсы данной СЭД заключаются в том, что в программе уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать, что значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме offline пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером. Обратная сторона медали – это дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами.
In-house документооборот
In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля».
Системы документооборота на платформах open-source
Системы документооборота на платформах open-source – это СЭД, написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco. Данная система одна из самых популярных свободных программ СЭД. По всему миру множество компаний располагают этим программным обеспечением в целях автоматизации процессов обработки информации. Интерфейс системы выполнен на более чем десяти языках, включая и русский. Сущность главного свойства продукта заключается в условии свободного лицензирования и наличии открытого исходного кода. Продукт поддерживает платформы Microsoft Windows и Unix и характеризуется высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью. Alfresco Community Edition полностью бесплатная система, может быть скачена и установлена в любой компании и это плюс. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco, что является недостатком СЭД.
Google Apps for Business
Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за небольшие деньги хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под российскую аудиторию модулей, но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.
Выбор СЭД – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. При выборе системы нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет с первоначальным выбором платформы СЭД и самой системы. Но потребуется детальный анализ работы компании и понимание задач, решаемых СЭД. Зачастую неэффективное использование СЭД мешает развитию предприятия, так как вовремя не полученная информация или документ может привести к потере времени, денег или новых возможностей.
