Регистрация прошла успешно
Дополнительная информация отправлена вам на почтовый ящик
Продолжить
04:52, 16 мая 2016

Обзор систем электронного документооборота (СЭД) — Часть 2

Автор: Екатерина Малетина
Обзор систем электронного документооборота (СЭД) — Часть 2

Фото: shutterstock

Выбор СЭД для конкретной организации – это непростая задача. Получить желаемый эффект от внедрения СЭД, обеспечить ожидаемые тактические и стратегические преимущества возможно только при условии, что система подобрана правильно. Многие руководители часто задают вопрос: «Как правильно выбрать СЭД, на что обращать внимание?». В статье мы рассмотрим основные требования к той, или иной СЭД, проведем сравнительный анализ классификации СЭД и выявим основные проблемы, связанные с выбором систем.

В прошлый раз мы познакомились с различными классификациями СЭД – это отечественные СЭД, зарубежные СЭД, СЭД на базе платформы 1С, система Microsoft SharePoint, СЭД на базе платформы Oracle, IBM документооборот, внутренние разработки In-house, системы документооборота на платформах open-source, Google Apps for Business.

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.  Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к СЭД. Тем не менее, «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает, что к процессам управления документами относятся:

  • экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует);
  • определение сроков хранения документов (принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами, которое основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа);
  • включение документов в систему управления документами (принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены. Тем самым предварительно определяется, кто может иметь доступ к этим документам и сколько они будут храниться);
  • регистрация (обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами. Включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами);
  • классификация (процесс управления документами, который заключается в установлении категории или категорий управленческой деятельности и управленческих документов, а также их группировки);
  • хранение и обращение с документами (документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени. Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла);
  • доступ (организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам. Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать. Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене);
  • контроль документооборота (контроль движения и использования документов в системе управления документами);
  • отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение (действий порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности);
  • документирование процессов управления документами (документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, которая должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение).

Данные процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

  • регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
  • возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
  • возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;
  • удаленный доступ к информации;
  • рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
  • поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирование отчетности;
  • управление правами доступа;
  • применение электронно-цифровой подписи;
  • поддержку технологии hardware security module (HSM – специализированный вычислитель, который выполняет различные криптографические операции).

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также – расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

На основании общих требований, предъявляемые к СЭД сравним ранее рассмотренные системы (см. Таблицу №1). Судя по данным, которые приведены в таблице, можно отметить, что практически все СЭД соответствуют общим требованиям, но в каждой системе имеются свои дополнительные функции, а также недостатки.

Например, отечественная система «ДЕЛО» включена в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, что позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд – это одно из преимуществ данной системы. Из явных минусов можно отметить тот факт, что отсутствует возможность самому создавать, модифицировать систему, данную функцию может выполнять только производитель и в новой версии отсутствует поддержка смешанного документооборота. Данная система больше приспособлена для государственных и муниципальных организаций.

А зарубежная система EMC «Documentum», которая в основном нацелена на средний и крупный бизнес (от 50 автоматизированных рабочих мест – АРМ), помимо стандартных опций, имеет интегрированную функцию построения индексов и поиска файлов по содержимому, с помощью которой можно проводить поиск не только по атрибутам, но и по информации, размещенной внутри файлов – это достаточно удобная и полезная функция, которая в разы упрощает поиск и экономит время.

Система Microsoft SharePoint очень проста и удобна в использовании, однако ее нельзя дорабатывать под свои цели. Такая система подходит для автоматизации документооборота мелкого и среднего бизнеса (до 1000 АРМ).

СЭД «1С: Документооборот» на базе платформы 1С имеет удобную функцию – автоматическое заполнение файлов по шаблонам, а также штрихкодирование документов и файлов, который предназначен для ускорения поиска документов. Слабости данной системы – отсутствие внутренней почты, нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями, кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами.

Система Oracle UCM на базе Oracle позволяет пользователям просматривать необходимую информацию, коллективно работать с документами или сохранять информацию, оставаясь абсолютно уверенными в том, что вся опубликованная информация защищена, достоверна и актуальна. Недочетами СЭД Oracle UCM является разграничение прав доступа. Система Oracle UCM ориентирована на крупный и средний бизнес (от 100 автоматизированных рабочих мест).

К преимуществам СЭД IBM Lotus Notes на платформе IBM документооборот можно отнести гибкое управление маршрутами и условиями движения документов и легкость решения задачи автоматизации управления различными бизнес-процессами. К недостаткам же являются дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами. СЭД IBM Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях.

А вот система Alfresco на базе open-source может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных, имеет открытый код и возможность конструирования системы под задачи бизнеса любого размера. По сути данная СЭД является конструктором, с одной стороны можно полностью подогнать систему под себя, что является плюсом, с другой стороны для этого необходимо время, хорошие специалисты и дополнительные затраты на доработку.

Преимуществом СЭД Google Apps for Business является масштабируемость, легкость развертывания (для этого не нужно обладать специфическими знаниями или квалификацией) и полный контроль администрирования и данных. При этом по умолчанию довольно высокий уровень безопасности и защиты от SPAM. Также, пользователи Google Apps for Business получают возможность круглосуточной поддержки со стороны Google (следует понимать, что Google компания крупная и поддержка может быть не столь оперативна). Если у компании до 10 пользователей и нет необходимости в увеличенном дисковом пространстве, то можно использовать бесплатную версию, а если бизнес уже развит, то будьте готовы потратить 5$ в месяц за каждого пользователя, или 50$ в год.

СЭД Google Apps for Business очень подходит тем организациям, которые плотно работают с продуктами Google.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к СЭД, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также – создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

В статье были рассмотрены решения в области корпоративного документооборота. Несмотря на то, что системы обладают различной архитектурой, перечень функциональных возможностей во многом схож и выделить безусловного лидера сложно – все определяется спецификой бизнеса компании. В статье приведен ряд критериев, которые могут помочь в выборе того или иного решения СЭД. Следует также отметить, что для сложных комплексных проектов перед этапом выбора решения для СЭД имеет смысл провести бизнес анализ существующих процессов в организации. Результатом данного анализа, в частности, могут быть рекомендации по построению СЭД и его месту в ИТ инфраструктуре предприятия, что в свою очередь позволит сделать выбор в пользу определенной системы.

Обзор систем электронного документооборота 

Комментарии (0)

Вход

Вход
через социальные сети

Регистрируясь через социальные сети, вы даете согласие на получение рассылки портала.
Зарегистрироваться

Читайте также из данного раздела:

Видео

Больше видео