Обзор систем электронного документооборота (СЭД) — Часть 2

Выбор СЭД для конкретной организации – это непростая задача. Получить желаемый эффект от внедрения СЭД, обеспечить ожидаемые тактические и стратегические преимущества возможно только при условии, что система подобрана правильно. Многие руководители часто задают вопрос: «Как правильно выбрать СЭД, на что обращать внимание?». В статье мы рассмотрим основные требования к той, или иной СЭД, проведем сравнительный анализ классификации СЭД и выявим основные проблемы, связанные с выбором систем.

В прошлый раз мы познакомились с различными классификациями СЭД – это отечественные СЭД, зарубежные СЭД, СЭД на базе платформы 1С, система Microsoft SharePoint, СЭД на базе платформы Oracle, IBM документооборот, внутренние разработки In-house, системы документооборота на платформах open-source, Google Apps for Business.

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.  Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к СЭД. Тем не менее, «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает, что к процессам управления документами относятся:

• экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует);
• определение сроков хранения документов (принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами, которое основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа);
• включение документов в систему управления документами (принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены. Тем самым предварительно определяется, кто может иметь доступ к этим документам и сколько они будут храниться);
• регистрация (обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами. Включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами);
• классификация (процесс управления документами, который заключается в установлении категории или категорий управленческой деятельности и управленческих документов, а также их группировки);
• хранение и обращение с документами (документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени. Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла);
• доступ (организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам. Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать. Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене);
• контроль документооборота (контроль движения и использования документов в системе управления документами);
• отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение (действий порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности);
• документирование процессов управления документами (документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, которая должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение).

Данные процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

• регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
• возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
• возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;
• удаленный доступ к информации;
• рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
• поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
• учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
• формирование отчетности;
• управление правами доступа;
• применение электронно-цифровой подписи;
• поддержку технологии hardware security module (HSM – специализированный вычислитель, который выполняет различные криптографические операции).

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также – расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

На основании общих требований, предъявляемые к СЭД сравним ранее рассмотренные системы (см. Таблицу №1). Судя по данным, которые приведены в таблице, можно отметить, что практически все СЭД соответствуют общим требованиям, но в каждой системе имеются свои дополнительные функции, а также недостатки.

Например, отечественная система «ДЕЛО» включена в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, что позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд – это одно из преимуществ данной системы. Из явных минусов можно отметить тот факт, что отсутствует возможность самому создавать, модифицировать систему, данную функцию может выполнять только производитель и в новой версии отсутствует поддержка смешанного документооборота. Данная система больше приспособлена для государственных и муниципальных организаций.

А зарубежная система EMC «Documentum», которая в основном нацелена на средний и крупный бизнес (от 50 автоматизированных рабочих мест – АРМ), помимо стандартных опций, имеет интегрированную функцию построения индексов и поиска файлов по содержимому, с помощью которой можно проводить поиск не только по атрибутам, но и по информации, размещенной внутри файлов – это достаточно удобная и полезная функция, которая в разы упрощает поиск и экономит время.

Система Microsoft SharePoint очень проста и удобна в использовании, однако ее нельзя дорабатывать под свои цели. Такая система подходит для автоматизации документооборота мелкого и среднего бизнеса (до 1000 АРМ).

СЭД «1С: Документооборот» на базе платформы 1С имеет удобную функцию – автоматическое заполнение файлов по шаблонам, а также штрихкодирование документов и файлов, который предназначен для ускорения поиска документов. Слабости данной системы – отсутствие внутренней почты, нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями, кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами.

Система Oracle UCM на базе Oracle позволяет пользователям просматривать необходимую информацию, коллективно работать с документами или сохранять информацию, оставаясь абсолютно уверенными в том, что вся опубликованная информация защищена, достоверна и актуальна. Недочетами СЭД Oracle UCM является разграничение прав доступа. Система Oracle UCM ориентирована на крупный и средний бизнес (от 100 автоматизированных рабочих мест).

К преимуществам СЭД IBM Lotus Notes на платформе IBM документооборот можно отнести гибкое управление маршрутами и условиями движения документов и легкость решения задачи автоматизации управления различными бизнес-процессами. К недостаткам же являются дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами. СЭД IBM Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях.

А вот система Alfresco на базе open-source может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных, имеет открытый код и возможность конструирования системы под задачи бизнеса любого размера. По сути данная СЭД является конструктором, с одной стороны можно полностью подогнать систему под себя, что является плюсом, с другой стороны для этого необходимо время, хорошие специалисты и дополнительные затраты на доработку.

Преимуществом СЭД Google Apps for Business является масштабируемость, легкость развертывания (для этого не нужно обладать специфическими знаниями или квалификацией) и полный контроль администрирования и данных. При этом по умолчанию довольно высокий уровень безопасности и защиты от SPAM. Также, пользователи Google Apps for Business получают возможность круглосуточной поддержки со стороны Google (следует понимать, что Google компания крупная и поддержка может быть не столь оперативна). Если у компании до 10 пользователей и нет необходимости в увеличенном дисковом пространстве, то можно использовать бесплатную версию, а если бизнес уже развит, то будьте готовы потратить 5$ в месяц за каждого пользователя, или 50$ в год.

СЭД Google Apps for Business очень подходит тем организациям, которые плотно работают с продуктами Google.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к СЭД, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также – создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

В статье были рассмотрены решения в области корпоративного документооборота. Несмотря на то, что системы обладают различной архитектурой, перечень функциональных возможностей во многом схож и выделить безусловного лидера сложно – все определяется спецификой бизнеса компании. В статье приведен ряд критериев, которые могут помочь в выборе того или иного решения СЭД. Следует также отметить, что для сложных комплексных проектов перед этапом выбора решения для СЭД имеет смысл провести бизнес анализ существующих процессов в организации. Результатом данного анализа, в частности, могут быть рекомендации по построению СЭД и его месту в ИТ инфраструктуре предприятия, что в свою очередь позволит сделать выбор в пользу определенной системы.

Обзор систем электронного документооборота